Автоматизация формата «Сделай сам». Автоматизация магазина DIY

автоматизация магазина diy

Издание: Точка продаж / 2012, №69

Автор: Александр Григорьев

Автоматизация формата «Сделай сам»

Особенность систем автоматизации магазинов DIY заключается в том, что они, с одной стороны, обладают функционалом, свойственным системам автоматизации non-food сектора, а с другой – в силу работы с широким ассортиментом – схожи с системами, устанавливаемыми в гипермаркетах.

Сегодня потенциальному заказчику, решившему автоматизировать свой магазин DIY-формата, приходится рассматривать предложения более чем 30 компаний-разработчиков, занимающихся бэк- и фронт-офисными решениями для автоматизации розничной торговли. Однако, учитывая специфику формата DIY, мы можем существенно сузить этот список. Например, исключим тех, кто автоматизирует только food-сектор (супермаркеты, магазины «у дома»). Кроме того, учитывая, что современный магазин DIY – это в большинстве случаев крупноформатный объект (далее мы будем говорить именно о них, оставив за скобками небольшие магазины стройматериалов), мы можем исключить те решения, которые предназначены для автоматизации мелкоформатной розницы (применительно к non-food сектору здесь будут исключены все те, кто занимается бутиками).

В итоге получится, что для крупноформатных магазинов формата DIY подойдет система автоматизации, предназначенная для гипермаркетов, в которой либо отсутствует, либо не задействована составляющая, отвечающая за работу с food-сектором. Эта система должна быть гибко настраиваемой, чтобы отразить специфику работы конкретного магазина. Например, если в DIY-магазине предполагается обслуживать юридических лиц, то к базовому функционалу системы автоматизации добавляется специфика, свойственная магазинам сash&сarry.

В этой ситуации хорошие перспективы имеет модульное ПО, в котором каждый отдельный модуль обладает функционалом, позволяющим автоматизировать или отдельный контур управления торговым предприятием и/или рассчитан на определенный формат торговли. Соответственно, потребитель может выбирать необходимые функциональные модули, исходя из своей структуры (заметим, что такой принцип построения имеют не только ERP-системы, но и некоторые бэк-офисные продукты, не относящиеся к их классу).

Специфика бэк-офиса

автоматизация магазина diy

Бэк-офисная система в магазине DIY, как и на любом другом торговом предприятии, призвана решать задачи уменьшения издержек, управлять всеми базовыми функциями торгового предприятия: продажами, закупками, персоналом, отношениями с клиентами, анализировать прибыльность различных групп товаров и т.д. Информационная система бэк-офиса должна иметь возможность вести также финансовый учет, поддерживать процедуры планирования и бюджетирования, движения денежных средств, построения финансовой модели торгового предприятия; поддерживать полноценный налоговый учет, оперативный учет движения товарных запасов и денежных средств и т.п.

Специфика бэк-офисной системы DIY-магазина проявляется в особенностях работы с ассортиментом. Как известно, ассортимент в розничной торговле характеризуется широтой (количеством различных категорий товаров) и глубиной (количеством позиций в каждой категории). При этом в каждой категории имеются взаимозаменяемые товары. Управление ассортиментом включает в себя как его формирование, так и изменение, группировку товаров по признакам. Современный функционал бэк-офисных программ для DIY-магазина должен позволять формировать ассортиментную матрицу в зависимости от количества наименований на уровне товарных групп, подгрупп, артикулов, сортов, размеров и т.п. Ввиду больших различий в ассортименте и его свойствах в DIY-магазине практически невозможно обойтись без жесткого выделения товарных категорий, управляемых специально назначенным менеджером. Полномочия такого менеджера достаточно широки: от анализа потребности магазина в товаре и формирования ассортимента до взаимоотношений с поставщиком товара и непосредственной выкладки в торговом зале. Соответственно, бэк-офисная система должна позволять работать с категориями, каждая из которых имеет свою специфику, собственные учетные параметры, оборачиваемость и особенности продаж. Кроме того, должно быть реализовано жесткое распределение ответственности по категорийным менеджерам в рамках товарных групп, ассортиментных матриц и магазинов.

Если предполагается автоматизация мультиформатных DIY-сетей, развивающих формат как классического DIY-гипермаркета, так и DIY-дискаунтера, то надо отдельно рассмотреть, как будет в системе центрального офиса формироваться полный или ограниченный ассортимент товаров, рассчитанный на магазины разных форматов. В этом случае каждому формату магазина будет соответствовать свой ассортиментный модуль. Базовый и дополнительный ассортимент комбинируется в различных пропорциях под конкретное торговое предприятие. Система должна также давать возможность управлять ассортиментом по централизованному, децентрализованному и комбинированному методам.

Cистема должна поддерживать полный набор функций по взаиморасчетам с контрагентами торгового предприятия (договоры, ответственное хранение, комиссии), по формированию актов сверки взаиморасчетов, автоматическому погашению задолженностей или авансов и т.д. При этом аналитические возможности ПО должны помогать проводить анализ и обработку предложений и прайс-листов от поставщиков, оценивать влияние изменений ассортимента на товарооборот категории: необходимо понять, увеличится ли прибыль магазина за определенный период, если дополнить ассортимент новыми товарами или исключить из него некоторые позиции. При работе с ассортиментом в магазине DIY должна также учитываться сезонность спроса (это актуально как для строительных материалов, особенно для внешней отделки зданий, так и для товаров, относящихся к товарной группе «сад и огород»).

Дополнительные параметры

автоматизация магазина diy

При автоматизации магазинов DIY учитывается множество дополнительных параметров, по которым осуществляется управление ассортиментом. Одновременно теряет актуальность понятие «срок годности», но при этом товары приобретают дополнительные характеристики, по которым происходит их классификация: цвет, размер, серийные номера и т.п. Появляются и специфические бизнес-процессы, которые необходимо реализовать в системе автоматизации. Например, торговля крупногабаритными товарами по образцам, возможность их резервирования.

Одновременно, учитывая огромный ассортимент DIY-магазина, информационная система должна быть рассчитана на обработку больших объемов данных. Соответственно, к надежности и быстродействию системы автоматизации также предъявляются повышенные требования.

Необходимо также учитывать и сугубо специфические отраслевые процессы обработки товаров (такие как работа с мерным, сыпучим, негабаритным товаром), наличие дополнительных производственных процедур, к которым относятся фасовка, распилка товара.

Кроме того, должны поддерживаться характерные для DIY достаточно сложные логистические цепочки, поскольку в отличие от продуктовых сетей «плечо заказа» здесь значительно больше и система должна поддерживать долговременное планирование и отслеживание закупок. Из этого следует, что система должна быть достаточно гибкой именно с точки зрения перенастраивания логистических цепочек.

Нелишним будет упомянуть, что формат DIY также накладывает дополнительные требования на возможности модуля управления магазином. Например, обязательно должны присутствовать дополнительные услуги (сборка-разборка, доставка, колеровка и пр.), работа с мерными товарами, учет поступления товаров на ремонт, наличие рабочих мест продавцов-консультантов в торговом зале.

Фронт-офис DIY

автоматизация магазина diy

В целом фронт-офисная система DIY-магазина должна выполнять все стандартные кассовые функции: осуществлять продажи, возврат, аннулирование, сторно, отмену чека, выплату и внесение наличности, отчеты с гашением и без. Функцией, присутствующей не во всех фронт-офисных системах, но необходимой при работе магазина DIY, является поддержка обмена товара. Необходима также поддержка работы дисконтно-бонусных программ, в том числе такие популярные в этом торговом формате варианты, как скидка по условию (например дате, времени, дню недели, количеству, сумме, определенному товару и т.д.), а также с использованием магнитных карт с фиксированным процентом скидки и персональных карт с учетом суммы накопления. Если магазин DIY планирует в своей работе применять более сложные дисконтные схемы (награждение призом за покупку определенного товара, продажу трех однотипных товаров по цене двух и т.п.), то они тоже должны быть реализованы во фронт-офисной системе. Бурное развитие в DIY бонусных программ, технологий отложенной скидки, когда покупатель не сразу получает дисконт, а по прошествии какого-то времени, набрав определенную сумму баллов, а также тенденция DIY-сетей к региональной экспансии, следствием которой оказывается территориальная распределенность магазинов, делает актуальным вопрос о синхронизации работы отдельных магазинов. Необходимо, чтобы информация о начисленных бонусах была доступна и передавалась в другие магазины в режиме онлайн. Такие разработки чрезвычайно дороги, они относятся скорее к классу банковского ПО. Выходом может стать передача торговыми сетями функции ведения бонусов на аутсорсинг банкам. Банк, работающий с международными карточками, которыми покупатели оплачивают товар в магазине, может на своем процессинговом центре вести и учет бонусов, естественно, за определенный процент (обычно около 1% от суммы начисленного бонуса).

В силу того что среди покупателей магазина DIY могут присутствовать юридические лица, магазину необходимо отработать технологию работы с ними. Применительно к фронт-офисной системе это означает, что она должна уметь печатать товарные накладные, счет-фактуры и т.п. Эти задачи решаются не просто подключением широкого принтера, но и требуют доработок на программном уровне. Специфика работы с юридическими лицами затрагивает и бэк-офисную систему: появляется необходимость оперативного составления бухгалтерских документов; кроме того, в системе должны поддерживаться особые механизмы ценообразования для разных категорий покупателей и, как следствие, возможность работы с несколькими прайс-листами.

В магазинах, торгующих товаром, который не полностью выложен в торговом зале (для строительных материалов это особенно актуально), где со стороны покупателя может возникнуть вопрос «а есть ли у вас в наличии?», необходимо предусмотреть возможность получения из фронт-офисной системы оперативных данных об остатках.

Кассовый сервер

автоматизация магазина diy

В магазинах DIY находят свое применение и фронт-офисы, построенные по технологии кассовых серверов. Они изначально создавались как решения, позволяющие перейти от управления отдельной кассой к управлению всей кассовой линейкой. Между отдельными кассами и учетной системой магазина появилось промежуточное звено, собирающее данные со всех касс, обрабатывающее их и самостоятельно взаимодействующее с бэк-офисной системой. С помощью сервера происходит консолидация данных кассовой линейки (включая сбор статистики и получение отчетов), а также централизованная рассылка на кассы обновлений по товарам, покупателям и пр. Благодаря этому появляются новые возможности централизованной настройки кассовых программ по всей кассовой линейке, а также контроля над работой кассира независимо от его перемещения между отдельными кассами. Высокая степень актуальности данных позволяет решать более тонкие задачи – например по контролю остатков (что особенно важно для непродовольственной розницы в целом и магазинов DIY в частности) или по реализации сложных дисконтно-бонусных программ. Одно из главных преимуществ решений, основанных на технологии кассового сервера, – безопасность и высокая устойчивость к сбоям: любые пропавшие данные с кассы всегда можно восстановить с сервера, и наоборот. Считается, что эффект от применения программных продуктов с кассовым сервером начинается с 10 и более POS-терминалов или POS-систем в кассовой линейке (заметим, что большинство DIY-гипермаркетов преодолели этот рубеж).

Находят применение в DIY-магазинах и системы управления торговым залом. Как следует из названия, они управляют не только кассами, но и всем торговым залом и установленным в нем оборудованием. Однако в DIY-магазине большинство электронного оборудования не используется (например, электронные весы) или применяется ограниченно (например, прайсчекеры). Даже интерактивные информационные киоски крайне слабо распространены в DIY-магазинах. Действительно, в продуктовом супермаркете киоски со встроенным штрихкодом часто используются покупателями, чтобы узнать срок годности товара, его состав, получить информацию о производителе и т.п. В DIY-магазине же значительную часть товаров так просто к встроенному в киоск сканеру не поднесешь, подавляющее большинство из них не имеет срока годности, а многие и не нуждаются в дополнительных характеристиках, которые можно получить через информационный киоск. В то же время в качестве навигационной системы, позволяющей покупателю быстро найти из списка необходимый товар и узнать, где он находится, киоск может найти применение в магазине DIY. Могут в DIY-формате использоваться и электронные ценники. Такие возможности системы управления торговым залом, как отслеживание остатков товаров на полках, ведение топологии зала, чтобы с ее помощью можно было управлять торговым залом и поведением покупателей, могут успешно применяться в DIY-магазинах.

Мнение эксперта

Александр Шатулов руководитель направления SET Retail компании «Кристалл Сервис»

Из пункта А в пункт В..., или Как получать от работы удовольствие

автоматизация магазина diy

Начнем издалека. Задача легкового автомобиля – довезти вас из пункта А в пункт В. Так же просто и понятно можно сформулировать основную задачу, которую обеспечивают фронтальные решения в торговле: это бесперебойная работа магазина.

Сюда входит много функций: работа с товарами, организация операционного дня, поддержка рекламных акций и т. д. Эти функции практически одинаковы для всех форматов торговли. Конечно, в сегменте DIY имеются свои особенности. Кроме штучного и весового товара, существует отпуск погонными метрами. Необходимо организовать зону выдачи крупногабаритных товаров. Присутствует такое понятие, как «мягкий чек»… И все фронтальные решения, которые используются в торговле стройтоварами, должны это обеспечивать. Иначе они просто не будут внедряться.

А теперь вернемся к автомобилям… Представим поездку из пункта А в пункт В на десятилетнем «чуде» отечественного автопрома. От неудобных сидений устает спина, в открытую на жаре форточку летит пыль, плюс заедающие передачи, опасные из-за нехватки «лошадей» обгоны… Но доехать можно. Однако если у вас мощная машина с климат-контролем и хорошей музыкой, настроение в конце поездки будет гораздо лучше. А времени будет потрачено меньше. Так и в решениях по автоматизации торговли. Можно потратить несколько дней на настройку параметров рекламной акции, а потом не меньше времени на анализ ее эффективности. А можно запустить ее через удобный интерфейс за несколько минут, а потом получить отчет по результатам за пару кликов.

В отличие от автомобилей, выбор которых часто определяется толщиной кошелька, стоимость решений по управлению магазином отличается непринципиально. Поэтому мы рекомендуем, кроме функционала, обращать особое внимание на удобство пользования системой, которое во многом определяет эффективность работы конкретных сотрудников и магазина в целом.

Развивайте свой бизнес вместе с нами
Подпишитесь и не пропустите новые публикации