Как ритейлеры устраняют нарушения и потери на кассовой линии

Как ритейлеры устраняют нарушения и потери на кассовой линии

Меня зовут Гурген Тоноян, я продакт-менеджер Set Prisma компании CSI. В предыдущей статье я рассказывал, в каких сценариях ритейлеры терпят убытки на кассах и упоминал, что они составляют до 30% всех потерь магазина. Выявить и устранить их можно с помощью систем контроля кассовых операций (СККО). Недавно торговая сеть из 8 магазинов по 10 касс выявила нарушения, ущерб от которых 3,5-4 миллиона рублей в год.

У вас есть регулярные потери в магазине? Хотите знать, сколько воруют сотрудники? Узнать обо всех нарушениях на кассах? Любая из этих причин – повод попробовать систему кассовой аналитики. Сегодня мы разберём, как убедиться в целесообразности её установки, понадобится ли дополнительное «железо» и почему выявлять инциденты сможет любой сотрудник компании, пройдя обучение за один день.

Несмотря на то, что видеонаблюдение установлено у 90% ритейлеров, кассиров это не останавливает. Масштаб прямых и косвенных убытков, вызванных воровством, ошибками и дисциплинарными нарушениями поражает при взгляде на результаты анализа с помощью системы кассовой аналитики. Такие системы намного эффективнее стандартного видеонаблюдения за счёт синхронизации данных с событиями с кассового узла. Оператор-аналитик просматривает на видеозаписи только подозрительные инциденты, а не весь видеопоток, и, если при стандартной системе видеонаблюдения на 50 магазинов нужно держать минимум 18 человек, то в профессиональной СККО легко справятся трое, что экономит затраты на человекоресурсы в 6 раз. Но о калькуляции выгод чуть позже.

На что обратить внимание при выборе системы кассовой аналитики

На то, какие типы событий она получает от кассы (отмена товара, изменение количества, удаление товара и другие), сколько доступно шаблонов выявления нарушений и насколько они проработаны. Шаблоны должны настраиваться под ваши требования и желательно, чтобы вы могли их создавать и изменять, не привлекая разработчиков. Стоит добавить, что оператору предстоит кропотливая работа – интерфейс должен быть интуитивно понятным и не перегруженным данными, цветами и шрифтами. Эти, казалось бы, мелочи утомляют, снижая скорость и качество работы сотрудника.

Какие шаги и ресурсы понадобятся для эффективной работы СККО? Рассмотрим поэтапно:

  • железо; 
  • программное обеспечение;
  • человеческие ресурсы.

Примеры я буду приводить на системе Set Prisma.

Как не переплатить за железо и обеспечить стабильную передачу данных

Первый логичный вопрос – можно ли использовать уже установленное видеонаблюдение?

Это зависит от видеорегистраторов, они должны быть совместимы с СККО. Камеры значения не имеют, 99% камер «дружат» со всеми видеорегистраторами.

Что даст совместимость? Во-первых, синхронизацию. Системы видеонаблюдения не слишком требовательны к точности отображения времени, а для контроля кассовых операций критичны секунды. Допустим, товар просканировали на кассе в 10:00, а согласно видео – в 10:00 товар уже у покупателя и уже сканируется другой, или его ещё не просканировали. Интеграция устраняет сдвиги, время на регистраторе всегда синхронизировано с временем на кассе, оператор работает быстрее (не нужно тратить время на перемотку видео и сопоставление данных в уме) и не ошибется при просмотре фрагмента. Кроме того, потери данных и ошибки, также мешающие кассовой аналитике, производитель регистратора может исправлять целый год. Мы же как разработчики СККО можем корректировать и нивелировать эти нюансы, тестируя систему до получения оптимального результата.

Если видеорегистраторы всё же не совместимы с СККО – можно интеграцию реализовать или приобрести новые. Они выбираются под количество камер, в свою очередь жесткий диск должен выдерживать множество циклов записи и удаления. Необходимость в новом оборудовании или доработках будет понятна на этапе пилотного проекта. 

Важно ли, какое установлено кассовое решение?

Совместима ли с вашей кассовой системой выбранная СККО – уточните заранее у поставщика решения. Set Prisma работает у клиентов, которые используют разные кассовые решения – Set Retail 10, Профи-Т, Супермаг УКМ-4, Artix через модуль интеграции, но наиболее качественно нарушения выявляются в сочетании с Set Retail, поскольку это продукты одного разработчика, полностью интегрированные.

Настройка оборудования и системы занимает один рабочий день

Сразу после установки и базовой настройки, которая занимает один день, система начинает накапливать подозрительные события. Когда вы увидите в отчётах первые нарушения? Может быть, уже на следующий день. В первый месяц я бы не рекомендовал говорить о вашей «новинке» сотрудникам – вы успеете зафиксировать все возможные схемы нарушений, внести в систему новые, сделать выводы по злостным нарушителям.

Кто будет работать в СККО? Сотрудник vs аутсорс

Перейдем к человеческим ресурсам. Задача оператора системы – просмотреть инциденты, которые отобрала система, и подтвердить наличие нарушений там, где они действительно есть. Кто будет выполнять эти функции – зависит от того, какой вариант вам удобен.

  • Собственные сотрудники – как правило, это сотрудники службы безопасности, но вообще в СККО Set Prisma может работать любой сотрудник (директор магазина, бухгалтер, региональный супервайзер) параллельно со своей операционной деятельностью по 1-2 часа в день.
  • Аутсорс – специализированное агентство, предоставляющее услуги аналитиков, или аналитики разработчика вашей системы.  

Оба сценария имеют плюсы. Аналитики на аутсорсе – это быстрое включение в работу и качество с первого дня работы, их не нужно оформлять в штат, сотрудничество в любой момент можно приостановить, в долгосрочной перспективе это дешевле, чем свои специалисты. Сотрудников в штате удобнее контролировать, они могут развить компетенции в нужном направлении, погрузиться в специфику именно вашей сети.

Один день на обучение 

Работать оператором системы контроля кассовых операций может практически любой человек с определенным набором качеств – внимательный и усидчивый, хорошо воспринимающий монотонную работу, склонный к аналитике. Плюсом будет знание процессов ритейла и работы кассиров, если этого нет – не беда, изучит действующие в торговой сети регламенты. Идеальный вариант – бывший кассир или сотрудник ОВД. Обучение проводят, как правило, интеграторы или разработчики систем. Учебная программа по работе с Set Prisma занимает один рабочий день.

Почему с анализом нарушений в 50 магазинах справятся три оператора?

Интерфейс Set Prisma интуитивно понятный и удобный даже для новичка.

Оператор просматривает видеофрагменты и валидирует нарушения – для этого достаточно неглубоких знаний работы кассиров. Аналитик понадобится на следующем уровне работы – чтобы самостоятельно составлять и редактировать «правила», по которым система будет отбирать события.

Для старта работы вполне достаточно разработанных нами готовых шаблонов нарушений – это результат многолетней экспертизы моих коллег и практики наших клиентов.

Set Prisma 7. В левом столбце – готовые шаблоны правил отбора нарушений, для легкого запуска и полноценной работы без профессионального аналитика.

Set Prisma 7. В левом столбце – готовые шаблоны правил отбора нарушений, для легкого запуска и полноценной работы без профессионального аналитика.

Меньше материалов на просмотр 

В отличие от прежних поколений СККО, в Set Prisma7 оператору нужно просматривать только конкретные видеофрагменты, привязанные к потенциальным нарушениям. Он тратит в разы меньше времени, не теряет концентрацию и работает эффективно. Кроме того, видео подтягивается с привязкой ко времени потенциального нарушения. Фрагмент, привязанный к потенциальному нарушению, транслируется с момента, где система его заподозрила, а не с начала чека – это тоже экономия времени и нервов оператора на «перемотке».

Инциденты, которые оператор уже проверил, помечаются – можно сделать паузу, выполнить какую-то другую задачу и продолжить с места, где сотрудник остановился.

Оператор точно не пропустит важные инциденты

При выявлении потенциальных нарушений система сама группирует подозрительные инциденты по категориям, добавляет потенциальную сумму ущерба и подсказывает таким образом приоритет – можно сразу начинать проверку с самых серьёзных.

Удобная работа с несколькими магазинами из одного окна

В интерфейсе есть фильтр по магазинам, можно настроить доступ по ролям. Сколько магазинов сможет взять на себя один сотрудник – я помогу рассчитать в конце статьи.

Для фиксации нарушений не требуются дополнительные действия

Если оператор подтвердил нарушение – оно автоматически попадёт в отчёт, без дополнительных манипуляций вроде обработки скриншота в отдельном графическом редакторе, копирования в Word и добавления текстового комментария. Это большой шаг вперёд. При работе с инцидентами оператор ориентируется на наш классификатор нарушений, в котором их описано больше 100 – он помогает правильно классифицировать выявленные на видео нарушения, выбрать тип.

Встроенный графический редактор для выделения нужных фрагментов на скриншотах.

Встроенный графический редактор для выделения нужных фрагментов на скриншотах.

Отчёты не нужно составлять вручную

Они формируются нажатием одной кнопки – выводятся сводные данные по типу нарушений, виду, сумме ущерба с разбивкой по кассирам и полной доказательной базой. Можно отфильтровать по нужному параметру, скачать отчёт в pdf-формате.

Внутри системы есть расширенный поиск

Можно искать по сумме чека, количеству товара, по сотрудникам, по названию товара, что особенно удобно, т.к. при этом не нужно интегрироваться с ERP-системой.

Главное – скорость

Со временем мы совершенствуем алгоритмы выявления нарушений. Set Prisma 7 по сравнению с предыдущей версией избавляет оператора от просмотра 35% ложных инцидентов, а по некоторым типам нарушений есть примеры сокращения с 200 до одного. Можете представить, насколько это сокращает время работы оператора. 

Сколько сотрудников понадобится для работы в СККО и как убедиться в целесообразности установки системы

Рассмотрим разные ситуации. Представим, что у ритейлера:

  1. Нет СККО, он использует видеонаблюдение и вручную сопоставляет видеоряд с данными кассы,
  2. Set Prisma 6 или любая другая СККО,
  3. Новая версия Set Prisma 7.

Отталкиваемся от средних затрат ритейлера на одного сотрудника 55 т.р. и среднего количества инцидентов, которое система генерирует в месяц на одном магазине с 2 кассами – 1336.

Добавив среднее время обработки инцидентов, которое нам известно из практики – делаем расчёты и вот такие выводы:

  • Обслуживать 50 магазинов без СККО, то есть работать с инцидентами вручную, смогут 18 человек, с обычной СККО – 6 человек, а на 50 магазинов с Set Prisma 7 достаточно 3-х сотрудников.
  • Set Prisma 7 предлагает к просмотру уже не 1336 инцидентов, отсеивая те, в которых нарушений точно нет. В среднем их становится меньше на 35%, о чём я писал выше. Важно выбирать новые версии систем.
  • Себестоимость одного отчёта для магазина в СККО нового поколения уменьшается в 2 раза.
  • Время работы с одним инцидентом сокращается с 2 минут до 40 секунд.
  • Себестоимость выявления одного нарушения в Set Prisma составляет 4,2 рубля, что делает экономически целесообразным даже выявление нарушений и потерь, связанных с продажей пластиковых пакетов, не говоря уже о любых других.

Используя эту формулу и подставив свои показатели – вы сможете примерно оценить необходимые человеческие ресурсы.

А вдруг внедрение СККО не даст экономического эффекта?

В нашей практике еще не было клиента, который бы не окупил затраты на систему за счёт выявления и прекращения кассовых потерь. Средний срок окупаемости – один год, но много исключений. В одном из алкомаркетов Set Prisma выявила воровство кассиров в размере 65-70 тысяч рублей в месяц – при том, что решение на магазин стоило 25 тысяч. Оно за месяц окупило и себя, и пару «соседних» магазинов сети, а если умножить 70 тысяч на 12 – можно представить сэкономленную сумму потерь на одной этой точке в год.

Оценить целесообразность установки СККО можно с помощью нехитрого расчёта. Посчитайте затраты на проект и владение системой – и разделите на 12. Если ваши магазины теряют в месяц на кассах больше этой суммы, она себя окупит.

За расчётом для ваших магазинов вы можете обратиться к нам. По опыту, большинство клиентов даже не подозревают о том, какие нарушения происходят на кассах их магазинов. Пилотный проект в течение месяца дает представление о ситуации и помогает принять решение о тираже на всю сеть и, соответственно, затратах. Вы ничем не рискуете – попробуйте!

Работа системы для аналитиков

Как добиться от системы максимальных результатов, работая в профессиональном режиме – я расскажу в следующей статье. Мы рассмотрим конструктор алгоритмов поиска нарушений для настройки собственных правил и любых комбинаций событий, который Set Prisma 7 предлагает опытным аналитикам служб безопасности ритейлеров.

 

Буду рад ответить на ваши вопросы.

Гурген Тоноян
e-commerce@crystals.ru, тел: + 7 (812) 677-09-46.

Статья вышла в журнале «Директор по безопасности» за октябрь 2020 г. Вы можете скачать текст статьи в формате pdf (600 Кб).

В сентябрьском номере читайте первую статью цикла «Почему ритейлеры терпят убытки от воровства и ошибок кассиров».

Подписывайтесь на журнал, читайте продолжение цикла и другие экспертные материалы по теме безопасности!