Приглашаем на обследование: чек-ап перед стартом ИТ-внедрения

Мы уже рассказывали, из каких этапов складывается ИТ-проект в ритейле, как успешно пройти каждый шаг и каких ошибок можно избежать. Остановимся на таких ключевых элементах внедрения, как предпроектное и проектное обследование: когда они нужны, какие действия сводят на нет все усилия и мешают успешно реализовать проект.

Предпроектное обследование

Зачем. Начиная сотрудничество с ритейлером, ИТ-подрядчик зачастую не знает, какая у него ситуация, процессы и проблемы. Предпроектное обследование проводится, когда нужно изменить текущие процессы ритейлера. Оно помогает понять:

• какие есть проблемы и их масштаб;

• как их решить и какие нужны доработки;

• сколько это займёт времени и какой будет стоимость.

Как. В рамках предпроектного обследования ИТ-подрядчик описывает процессы «как есть». Зачастую бизнес-заказчиком выступает директор или представитель ИТ-департамента, поскольку он главное связующее звено при взаимодействии с другими подразделениями во время ИТ-проекта. Именно к ИТ-службе обращаются бизнес-подразделения, желая что-то изменить. 

Основной элемент предпроектного обследования – анкета по проекту. Она содержит вопросы по всем направлениям с точки зрения кассовых процессов (серверные, кассы, отчётность, лояльность и т. п.). 

Проблемы. Руководитель проекта со стороны подрядчика не всегда доводит до клиента важность грамотного проектного обследования. Ограничивается разговором и приблизительно накидывает оценку, представитель ИТ-службы подписывает документы. 

ИТ-представители ритейлера не представляют процессы и проблемы реальных бизнес-заказчиков во всей глубине, не всегда корректно заполняют или вообще не заполняют анкету от ИТ-подрядчика и не могут в полной мере сравнить предлагаемое решение с текущим. При дальнейшем общении, например аналитиков подрядчика с бизнес-подразделениями ритейлера, оказывается, что в процессе что-то не учтено или реальная проблема обозначена неверно. Это требует дополнительных временных и финансовых затрат.

Что делать. При проведении предпроектного обследования сразу подключать бизнес-заказчиков, подробно заполнять анкету, учитывать все нюансы. Важна вовлеченность всех участников, понимание зон ответственности, целей и результатов проекта.

Проектное обследование

Зачем. Проектное обследование проводится, когда нужно сделать множество сложных доработок. Также мы рекомендуем его всем крупным торговым сетям.

Как. ИТ-проект делится на смысловые блоки (например: кассы, интеграции, лояльность), и каждый детально прорабатывается: аналитики описывают, что есть сейчас и главное – что будет после внедрения. В свою очередь продуктовые команды ИТ-подрядчика описывают отдельные бизнес-процессы и сценарии, которые в итоге складываются в единое проектное решение. А на этапе разработки эти решения декомпозируются на отдельные пользовательские истории с детальной проработкой требований к системе, вплоть до цветов, названий и описаний полей.

Проблемы. Небольшим торговым сетям часто нужны сложные доработки, но позволить их себе могут не все. Выход: скидка от подрядчика, если клиенту требуется важная для рынка и полезная в продукте доработка. Либо если ритейлер хочет установить много разных продуктов и оборудования от одной ИТ-компании.

В крупных торговых сетях ИТ-специалисты далеко не всегда соглашаются на проектное обследование. Часто они стараются самостоятельно пройти все предварительные этапы в угоду скорости, не привлекая бизнес-подразделения, поэтому ограничиваются беглым предпроектным обследованием, во время которого собирают базовую функциональность и доработки. Как правило, это заканчивается непониманием, как только к проекту подключаются реальные бизнес-пользователи. В результате – рост количества доработок, а значит увеличение сроков, стоимости и негатив со стороны бизнеса. 

Что делать. Прислушиваться к ИТ-подрядчику и проводить полноценное проектное обследование, когда это необходимо. Не бояться долгих сроков: проектное обследование занимает 2-4 недели по каждому блоку, требует дополнительных вложений, однако по нашему опыту, игнорирование этого этапа, когда оно действительно необходимо, выходит дороже.

А если просто «коробка»?

Как правило, специалисты по работе с клиентами опытной ИТ-компании ещё на начальном этапе общения с ритейлером понимают, нужна ли заказная разработка или достаточно коробочного решения. Во втором случае они сами могут провести предпроектное обследование и формально описать бизнес-процессы без доработок. 

Проблемы. Случается, что достаточность коробочного решения диагностирована неверно и клиенту всё-таки требуются доработки. И это снова приводит к увеличению сроков и стоимости проекта. Особенно если какая-то нужная функциональность вдруг вспоминается на этапе пилота.

Что делать. Крупным торговым сетям всегда необходимо проводить проектное обследование. ИТ-подрядчику стоит привлекать опытных разработчиков, а клиенту – всех бизнес-заказчиков. Это поможет быстро и правильно оценить, достаточно ли ритейлеру коробочного решения.

Многие проблемы в ИТ-проекте возникают из-за того, что к нему не сразу подключаются бизнес-заказчики из всех подразделений ритейлера или они недостаточно вовлечены. Как опытный ИТ-подрядчик с почти 30-летней историей внедрений в ритейле, мы не устанем напоминать о важности участия в проекте всех заинтересованных сотрудников. И если вы решили доверить модернизацию своих торговых и бизнес-процессов профессиональной компании, стоит следовать её советам до конца.